在公益領(lǐng)域，人員流動(dòng)性大、事務(wù)繁雜、資金管理要求嚴(yán)格是普遍面臨的難題。重慶市渝中區(qū)巴渝公益事業(yè)發(fā)展中心通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，巧妙運(yùn)用企業(yè)微信和智能表格，構(gòu)建起一套高效管理體系，為公益組織的發(fā)展提供了新思路。

志愿者管理是公益組織的核心工作之一，但“人員流動(dòng)大、交接易斷層”的痛點(diǎn)長(zhǎng)期困擾著許多機(jī)構(gòu)。巴渝公益以企業(yè)微信為依托，搭建起一套閉環(huán)式管理體系，圍繞“沉淀活躍力量、抵抗人員流動(dòng)、實(shí)現(xiàn)精細(xì)運(yùn)營(yíng)”三大核心需求，將分散的志愿者資源轉(zhuǎn)化為可長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)的“活資產(chǎn)”。針對(duì)志愿者“招得來(lái)、留不住”的問(wèn)題，該機(jī)構(gòu)采用“臨時(shí)群+核心群”的篩選沉淀機(jī)制：每場(chǎng)志愿活動(dòng)通過(guò)微信建立臨時(shí)群，活動(dòng)結(jié)束后將活躍志愿者拉入企業(yè)微信的“核心群”，并利用“標(biāo)簽功能”記錄志愿者的特長(zhǎng)、參與活動(dòng)類別和意愿，結(jié)合實(shí)名認(rèn)證確保信息真實(shí)。這種模式不僅讓溝通管理更清晰精準(zhǔn)，也為后續(xù)活動(dòng)沉淀了高質(zhì)量的志愿者資源。

人員流動(dòng)帶來(lái)的交接難題曾讓巴渝公益頭疼不已。除6名專職人員外，機(jī)構(gòu)還有協(xié)助志愿者管理和客戶服務(wù)的見(jiàn)習(xí)工作人員，流動(dòng)性較高，而直屬志愿者達(dá)3000余人。傳統(tǒng)微信交接模式效率低、工作量大，志愿者容易流失。如今，通過(guò)企業(yè)微信的“離職繼承”功能，工作人員變動(dòng)時(shí)，其管理的志愿者、社群和備注標(biāo)簽信息可一鍵交接給接任者，確保機(jī)構(gòu)與志愿者不失聯(lián)，接任者能快速掌握人員情況。

在事務(wù)統(tǒng)籌方面，巴渝公益通過(guò)智能表格實(shí)現(xiàn)了從“埋頭對(duì)賬”到“一眼看清”的轉(zhuǎn)變。在項(xiàng)目管理上，機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目列表中明確機(jī)構(gòu)項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人、參與成員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、優(yōu)先級(jí)和任務(wù)狀態(tài)，并通過(guò)“新建視圖”快速生成甘特圖，讓項(xiàng)目進(jìn)度一目了然。同時(shí)，生成“按人員”和“按優(yōu)先級(jí)”兩種維度的“看板”，使團(tuán)隊(duì)成員能清晰看到自身職責(zé)和任務(wù)狀態(tài)，管理者也能實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目整體推進(jìn)情況，進(jìn)行多視角分析。為更全面掌握進(jìn)展，機(jī)構(gòu)還創(chuàng)建了“項(xiàng)目子任務(wù)表”，成員填寫(xiě)具體任務(wù)后，通過(guò)字段類型中的“關(guān)聯(lián)”功能將任務(wù)與項(xiàng)目串聯(lián)，結(jié)合“分組功能”快速分類，實(shí)現(xiàn)跨表信息實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)。

財(cái)務(wù)管理是公益組織的核心命題，巴渝公益用三張表實(shí)現(xiàn)了資金的全流程追溯。票據(jù)表通過(guò)按票據(jù)編號(hào)、開(kāi)票時(shí)間、金額等信息創(chuàng)建表頭字段，結(jié)合“表單”功能快速生成收集表，自動(dòng)歸集數(shù)據(jù)；收款表整合收款信息，并將票據(jù)與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)綁定，讓管理者清晰掌握每筆資金的收款情況；合同表作為資金“總管家”，以合同編碼為核心，通過(guò)“關(guān)聯(lián)、查詢引用”功能串聯(lián)票據(jù)與收款，實(shí)現(xiàn)三表互相關(guān)聯(lián)。管理者通過(guò)一張表即可查看資金來(lái)龍去脈。機(jī)構(gòu)還通過(guò)“儀表盤(pán)”將歷年合同、票據(jù)、收款數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的多維度視圖，為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。例如，通過(guò)柱狀圖觀測(cè)開(kāi)票數(shù)據(jù)，可精準(zhǔn)把握增值稅免稅限額調(diào)整時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)高效“節(jié)流”。

巴渝公益的實(shí)踐表明，公益組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是工具的應(yīng)用，更是管理思維的重構(gòu)。通過(guò)企業(yè)微信實(shí)現(xiàn)“人”的系統(tǒng)化管理，通過(guò)智能表格實(shí)現(xiàn)“事”的數(shù)據(jù)化運(yùn)營(yíng)，這種“既干活，又看路”的管理理念，讓公益組織在保持初心的同時(shí)提升效率，在公益道路上走得更穩(wěn)、更遠(yuǎn)。其他公益機(jī)構(gòu)若面臨類似挑戰(zhàn)，不妨借鑒這一經(jīng)驗(yàn)，探索適合自己的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑。